En este apartado, se precisa como deberá establecer la
siguiente metodología para llevar a cabo sus procesos contables con el nuevo
sistema de información, basado en la hoja de cálculo Excel.
Y para ello, se reseña lo siguiente:
1er paso: La empresa u organización deberá tener
el sistema de información en un icono de acceso directo a la carpeta digital en el computador; como lo muestra la siguiente
figura:
2do paso: al hacer clip en la carpeta “Contabilidad", se tendrá acceso a los archivos Excel de todas los
proceso contables mensuales de la organización. (un archivo Excel por cada
mes), como la indica la siguiente figura:
Por tanto cada archivo (Excel) estará guardado en una carpeta digital, donde se resguardaran todos los procesos contables
ejecutados por cada mes de la organización como se indica a continuación:
3er paso: El usuario encargado para contabilizar
las operaciones financieras del mes que desea accesar, solo dará doble clip en
ese archivo y automáticamente abrirá el archivo Excel, el cual se mostrará de
la siguiente manera:
En esa pantalla; se visualizan varias
pestañas en la parte inferior, la cual se indica la hoja de cálculo la cual se
desea accesar:
| Hoja 1: Plan de cuentas contables |
Hoja 2: Libro Diario
Hoja 3: Libro Mayor
Hoja 4: Libro de Inventario
Hoja 5: Estado de Resultado
4to paso: al ingresar los datos en cada hoja de
Excel, el usuario debe tomar la precaución, ir grabando la
información a fin de
ir respaldando las operaciones ejecutadas en el momento.
Es preciso mencionar, que cada hoja es un
libro contable, y contiene las fórmulas
matemáticas que precisan los resultados de acuerdo a los principios de la
contabilidad “partida doble: debe y haber”
De esta manera, en un sólo archivo el
usuario podrá acceder a todos los libros contables de cada mes y podrá agregar
y eliminar: cuentas/ cuadros, filas o columnas, cambiar y mover fórmulas, de
acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo en cada mes.
5to paso: el usuario, luego de introducir la información
y revisar los movimientos contables en cada operación y en cada libro,
procederá a imprimir dicho informe para que el contador lo revise y lo apruebe,
para finalmente archivar en los libros correspondientes.
- Aplicación
Para su aplicación, la organización requiere:
- Recursos Humanos:
·
Personal posea habilidades en ofimática (Windows
y Office) y con conocimientos básicos de contabilidad.
·
Un Contador que realice auditorias a las
operaciones financieras y a los libros contables digitales, a fin de constatar
la adecuada aplicación del mismo.
- Recursos materiales:
·
Instalación de (Windows y Office) en el
Computador.
- Resultados Obtenidos
La empresa, al realizar digitalmente las operaciones
contables de su organización, obtendrá informes financieros de una manera
fidedigna, rápida, veraz y eficaz que maximizara tiempo y dinero en la
ejecución de los procesos contables que realiza.
