Estructura

En este apartado, se precisa como deberá establecer la siguiente metodología para llevar a cabo sus procesos contables con el nuevo sistema de información, basado en la hoja de cálculo Excel.

Y para ello, se reseña lo siguiente:

     1er paso: La empresa u organización deberá tener el sistema de información en un icono de acceso directo a la carpeta digital en el computador; como lo muestra la siguiente figura:

2do paso: al hacer clip en la carpeta “Contabilidad", se tendrá acceso a los archivos Excel de todas los proceso contables mensuales de la organización. (un archivo Excel por cada mes), como la indica la siguiente figura:

Por tanto cada archivo (Excel) estará guardado  en una carpeta digital, donde se resguardaran todos los procesos contables ejecutados por cada mes de la organización como se indica a continuación:

3er paso: El usuario encargado para contabilizar las operaciones financieras del mes que desea accesar, solo dará doble clip en ese archivo y automáticamente abrirá el archivo Excel, el cual se mostrará de la siguiente manera:

En esa pantalla; se visualizan varias pestañas en la parte inferior, la cual se indica la hoja de cálculo la cual se desea accesar:

	Hoja 1: Plan de cuentas contables

Hoja 2: Libro Diario

Hoja 3: Libro Mayor

Hoja 4: Libro de Inventario

Hoja 5: Estado de Resultado

4to paso: al ingresar los datos en cada hoja de Excel, el usuario debe tomar la precaución, ir grabando la información a fin de ir respaldando las operaciones ejecutadas en el momento.

Es preciso mencionar, que cada hoja es un libro contable, y contiene las fórmulas matemáticas que precisan los resultados de acuerdo a los principios de la contabilidad “partida doble: debe y haber”

De esta manera, en un sólo archivo el usuario podrá acceder a todos los libros contables de cada mes y podrá agregar y eliminar: cuentas/ cuadros, filas o columnas, cambiar y mover fórmulas, de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo en cada mes.

5to paso: el usuario, luego de introducir la información y revisar los movimientos contables en cada operación y en cada libro, procederá a imprimir dicho informe para que el contador lo revise y lo apruebe, para finalmente archivar en los libros correspondientes.

• Aplicación  

Para su aplicación, la organización requiere:

• Recursos Humanos:

·         Personal posea habilidades en ofimática (Windows y Office) y con conocimientos básicos de contabilidad.

·         Un Contador que realice auditorias a las operaciones financieras y a los libros contables digitales, a fin de constatar la adecuada aplicación del mismo.

• Recursos materiales:

·         Instalación de (Windows y Office) en el Computador.

•  Resultados Obtenidos  

La empresa, al realizar digitalmente las operaciones contables de su organización, obtendrá informes financieros de una manera fidedigna, rápida, veraz y eficaz que maximizara tiempo y dinero en la ejecución de los procesos contables que realiza.